Glosario de Términos sobre Protección de Datos Personales

Un dato personal es cualquier información que pueda identificar a una persona en particular o hacer que sea identificable. Esto incluye cosas como nombres, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, números de identificación, fotografías y cualquier otra información que, si se usa sola o en combinación con otros datos, permita identificar a alguien.

En resumen, un dato personal es cualquier pedacito de información que pueda decir quién eres o que pueda relacionarse contigo de alguna manera. El RGPD protege estos datos y establece reglas sobre cómo se pueden recopilar y utilizar para garantizar la privacidad de las personas.

El RGPD establece una diferencia importante entre datos personales comunes y datos personales especialmente sensibles, a los que se refiere como «datos personales de categoría especial». Estos últimos incluyen información sobre aspectos como la religión, la ideología política, la salud, la orientación sexual, la afiliación sindical, entre otros. La razón detrás de esta distinción es que estos datos pueden ser más sensibles y privados, por lo que requieren un nivel más alto de protección.

  • En el caso de datos personales comunes, las organizaciones y empresas pueden recopilarlos y utilizarlos, pero deben cumplir con ciertos principios y normativas del RGPD, como obtener el consentimiento del titular de los datos y garantizar que los datos se utilicen de manera justa y transparente.
  • Por otro lado, en el caso de los datos personales de categoría especial, el RGPD impone restricciones más estrictas. En general, la recopilación y el procesamiento de estos datos solo están permitidos en circunstancias específicas, como cuando el titular de los datos da su consentimiento explícito o cuando es necesario para cuestiones legales o de salud pública. Además, las organizaciones deben implementar medidas de seguridad adicionales para proteger estos datos.

En resumen, los datos personales comunes y los datos personales especialmente sensibles están sujetos a diferentes niveles de protección bajo el RGPD, con medidas más rigurosas aplicadas a los datos de categoría especial para garantizar la privacidad y la seguridad de las personas.

El Responsable del tratamiento: El Responsable del Tratamiento de Datos, según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), es la persona física o jurídica, entidad pública, organismo u otra entidad que, ya sea sola o conjuntamente con otros, determina los fines y los medios del tratamiento de datos personales. En otras palabras, es la entidad que toma decisiones sobre cómo y por qué se procesan los datos personales. El Responsable del Tratamiento tiene la responsabilidad de asegurarse de que se cumplan todas las disposiciones de la normativa vigente en la materia, en relación con el tratamiento de datos personales y debe garantizar la protección de los derechos y libertades de los titulares de los datos.

Es importante destacar que el RGPD establece una serie de obligaciones y responsabilidades específicas para el Responsable del Tratamiento, incluyendo la obligación de informar a los titulares de los datos sobre cómo se están utilizando sus datos, obtener su consentimiento cuando sea necesario y garantizar la seguridad de los datos personales.

En resumen, el Responsable del Tratamiento es la entidad que tiene el control y la responsabilidad principal sobre los datos personales que se procesan.

Un tratamiento de datos, en el contexto del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y otras regulaciones de protección de datos similares, se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales. Estas operaciones pueden incluir la recopilación, registro, organización, estructuración, almacenamiento, adaptación o modificación, recuperación, consulta, uso, divulgación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de disposición, restricción, borrado o destrucción de datos personales.

En esencia, el tratamiento de datos comprende todas las acciones que se realizan con datos personales, desde su recolección hasta su eliminación o destrucción. Esto puede incluir actividades como la recopilación de información personal, su almacenamiento en bases de datos, el análisis de datos, la transmisión de datos a terceros, el uso de datos para tomar decisiones, entre otros.

Es importante destacar que el RGPD y otras leyes de protección de datos imponen ciertas obligaciones y requisitos a quienes realizan el tratamiento de datos, como obtener el consentimiento de los titulares de los datos cuando sea necesario, garantizar la seguridad de los datos y respetar los derechos de privacidad de las personas cuyos datos se están procesando. El tratamiento de datos debe llevarse a cabo de manera legal y ética, y siempre respetando los principios y normativas de protección de datos vigentes.

La finalidad del tratamiento de datos se refiere al propósito o motivo por el cual se recopilan, almacenan, procesan o utilizan los datos personales de un individuo. Es esencial que el Responsable del Tratamiento de Datos, como se menciona en el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y otras regulaciones de protección de datos similares, especifique claramente la finalidad o finalidades para las cuales se recogen y procesan los datos personales.

Algunos ejemplos de finalidades comunes del tratamiento de datos podrían ser:

  1. Cumplir con un contrato: Por ejemplo, recopilar y procesar datos personales de un cliente para poder brindarle un servicio o producto conforme a un contrato.
  2. Cumplir con obligaciones legales: Recopilar y procesar datos personales necesarios para cumplir con las obligaciones legales a las que está sujeta la entidad responsable.
  3. Consentimiento del titular de los datos: Cuando se solicita y obtiene el consentimiento explícito del titular de los datos para un propósito específico, como el marketing directo.
  4. Intereses legítimos: En algunos casos, el tratamiento de datos puede llevarse a cabo en función de los intereses legítimos del Responsable del Tratamiento, siempre que no se vean perjudicados los derechos y libertades fundamentales del titular de los datos.
  5. Ejecución de una tarea de interés público o ejercicio de autoridad oficial: En el caso de las autoridades públicas, pueden tratar datos personales en el ejercicio de sus funciones oficiales.

Es fundamental que las finalidades del tratamiento de datos sean específicas, claras y legales, y que se informe a los titulares de los datos sobre cómo se utilizarán sus datos. Además, el tratamiento debe limitarse a lo que es necesario para alcanzar esas finalidades específicas, y no se debe utilizar la información personal para fines diferentes a los declarados sin obtener un consentimiento adicional o cumplir con las obligaciones legales pertinentes

Es un documento o conjunto de documentos en los cuales una organización o entidad registra y documenta todas las actividades de tratamiento de datos personales que realiza. Este registro es un requisito obligatorio bajo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y es parte fundamental de las obligaciones de rendición de cuentas y transparencia en materia de protección de datos.

El Registro de Actividades de Tratamiento debe contener información detallada sobre cómo y por qué se están procesando los datos personales, incluyendo:

  1. La identidad y los datos de contacto del Responsable del Tratamiento y, en su caso, del Delegado de Protección de Datos (DPO).
  2. Las finalidades del tratamiento: Las razones específicas por las cuales se están procesando los datos.
  3. Descripción de las categorías de titulares de datos: Quiénes son las personas cuyos datos se están procesando.
  4. Categorías de datos personales: Qué tipos de datos personales se están recopilando y procesando.
  5. Categorías de destinatarios: Quiénes pueden recibir o tener acceso a los datos personales.
  6. Transferencias internacionales de datos: Si se transfieren datos a países fuera de la Unión Europea, se debe documentar esta información.
  7. Plazos de retención de datos: Cuánto tiempo se conservarán los datos.
  8. Medidas de seguridad: Las medidas técnicas y organizativas que se están tomando para proteger los datos.
  9. Evaluación de impacto en la protección de datos: Si se ha realizado una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) para evaluar y mitigar los riesgos asociados al tratamiento.
  10. Notificación de violaciones de datos: Si se han producido violaciones de datos, se deben registrar y documentar.

El Registro de Actividades de Tratamiento sirve como una herramienta importante para que las organizaciones demuestren su cumplimiento con las regulaciones de protección de datos, faciliten la supervisión de las autoridades de protección de datos y, en general, promuevan la transparencia y la responsabilidad en el tratamiento de datos personales. Cada organización debe mantener su propio registro, adaptado a sus actividades específicas de tratamiento de datos.

El tratamiento de datos lícito se refiere al procesamiento de datos personales de acuerdo con las leyes y regulaciones de protección de datos aplicables. Implica que todas las actividades relacionadas con la recopilación, uso, almacenamiento, transmisión o cualquier otra forma de procesamiento de datos personales deben realizarse de manera legal y en cumplimiento con las normativas de privacidad y protección de datos vigentes.

Para que un tratamiento de datos sea considerado lícito, debe cumplir con varios requisitos y principios establecidos en leyes como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Algunos de los elementos clave que implican un tratamiento de datos lícito incluyen:

  1. Consentimiento: Si el tratamiento se basa en el consentimiento del titular de los datos, este debe ser informado, específico, libre y otorgado de manera voluntaria. El titular de los datos debe estar plenamente informado sobre cómo se utilizarán sus datos antes de dar su consentimiento.
  2. Cumplimiento de una obligación legal: El tratamiento de datos puede ser lícito si es necesario para cumplir con una obligación legal a la que está sujeta la organización responsable.
  3. Ejecución de un contrato: Si el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el titular de los datos es una de las partes, esto puede ser considerado lícito.
  4. Intereses legítimos: En algunos casos, el tratamiento de datos puede ser lícito si se basa en los intereses legítimos del Responsable del Tratamiento, siempre que no prevalezcan los intereses o derechos del titular de los datos.
  5. Protección de intereses vitales: El tratamiento de datos puede ser lícito si es necesario para proteger intereses vitales del titular de los datos o de otra persona.
  6. Tareas realizadas en interés público: Las autoridades públicas pueden tratar datos personales en el ejercicio de sus funciones oficiales si es necesario para el desempeño de una tarea realizada en interés público.
  7. Consentimiento explícito para categorías especiales de datos: En el caso de categorías especiales de datos personales, como datos de salud o datos biométricos, se requiere un consentimiento explícito y específico del titular de los datos para el tratamiento.

Es importante que las organizaciones comprendan y respeten estos principios y requisitos legales al realizar cualquier tipo de tratamiento de datos personales. Además, deben llevar a cabo una evaluación de la base legal para el tratamiento de datos en cada caso específico y documentarla adecuadamente en su Registro de Actividades de Tratamiento. Violar los principios de tratamiento lícito puede resultar en sanciones y multas significativas en virtud de las leyes de protección de datos.

Los derechos de protección de datos se refieren a los derechos fundamentales que tienen las personas en relación con el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos están establecidos en leyes de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea, y tienen como objetivo garantizar que las personas tengan control y transparencia sobre cómo se utilizan sus datos personales. Los derechos de protección de datos son aplicables a cualquier entidad u organización que procesa datos personales, ya sean gobiernos, empresas, organizaciones sin fines de lucro u otras.

Los principales derechos de protección de datos incluyen:

  1. Derecho a la información: Las personas tienen el derecho de ser informadas de manera clara y transparente sobre cómo se recopilan y utilizan sus datos personales. Esto generalmente se logra a través de políticas de privacidad y avisos de privacidad.
  2. Derecho de acceso: Las personas tienen el derecho de solicitar y obtener una copia de los datos personales que una organización tiene sobre ellos. Esta copia debe proporcionarse de manera gratuita y en un formato legible.
  3. Derecho de rectificación: Los titulares de datos tienen el derecho de corregir datos personales inexactos o incompletos que una organización pueda tener sobre ellos.
  4. Derecho al olvido (o derecho de supresión): Las personas tienen el derecho de solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines para los cuales se recopilaron, cuando se retire su consentimiento o cuando se hayan procesado de manera ilegal.
  5. Derecho a la limitación del tratamiento: Las personas pueden solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales en ciertas circunstancias, como cuando se esté verificando la exactitud de los datos o se haya impugnado el tratamiento.
  6. Derecho a la portabilidad de datos: En ciertas situaciones, las personas tienen el derecho de recibir sus datos personales en un formato estructurado y de uso común, y pueden solicitar que se transmitan a otro controlador de datos.
  7. Derecho de oposición: Las personas pueden oponerse al procesamiento de sus datos personales en ciertas situaciones, como el marketing directo.
  8. Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas: Las personas tienen el derecho de no estar sujetas a decisiones basadas únicamente en el procesamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, si estas decisiones tienen efectos legales significativos.
  9. Derecho a presentar una queja: Las personas tienen el derecho de presentar una queja ante la autoridad de protección de datos competente si consideran que sus derechos de protección de datos han sido violados.

Estos derechos de protección de datos están diseñados para empoderar a las personas y proteger su privacidad en un mundo cada vez más digital. Las organizaciones que tratan datos personales están obligadas a respetar y facilitar el ejercicio de estos derechos por parte de los titulares de datos. El incumplimiento de estas obligaciones puede dar lugar a sanciones y multas significativas.

El Delegado de Protección de Datos (DPD), también conocido como Data Protection Officer (DPO) en inglés, es una figura clave en la regulación de protección de datos, en particular bajo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, aunque también puede estar presente en otras legislaciones de protección de datos. El DPO es una persona o entidad designada por una organización o entidad responsable del tratamiento de datos para supervisar y garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos.

Las principales responsabilidades y funciones del DPO incluyen:

  1. Supervisión del cumplimiento: El DPO tiene la responsabilidad de garantizar que la organización cumple con todas las leyes y regulaciones de protección de datos aplicables, incluido el RGPD.
  2. Asesoramiento y consultoría: El DPO asesora a la organización y a su personal en cuestiones relacionadas con la protección de datos, incluyendo la interpretación de las leyes de privacidad, la elaboración de políticas de privacidad y la gestión de incidentes de seguridad de datos.
  3. Registro y documentación: El DPO mantiene un registro de las actividades de tratamiento de datos realizadas por la organización, conocido como Registro de Actividades de Tratamiento, y garantiza que se documente adecuadamente la base legal para el tratamiento de datos.
  4. Cooperación con autoridades de protección de datos: El DPO actúa como punto de contacto entre la organización y las autoridades de protección de datos competentes, facilitando la cooperación y la comunicación en caso de investigaciones o auditorías.
  5. Formación y concienciación: El DPO puede proporcionar formación y concienciación en materia de protección de datos a los empleados de la organización.
  6. Gestión de solicitudes de titulares de datos: El DPO supervisa y garantiza que las solicitudes de los titulares de datos en relación con sus derechos de protección de datos, como solicitudes de acceso o eliminación de datos, se gestionen adecuadamente y en cumplimiento con las leyes de privacidad.

Es importante destacar que el DPO debe ser independiente en el desempeño de sus funciones y no debe recibir instrucciones sobre cómo llevar a cabo sus tareas. Esto garantiza su imparcialidad y evita conflictos de interés. Además, el RGPD establece que ciertas organizaciones, como las autoridades públicas o aquellas que realizan un seguimiento regular y sistemático de personas a gran escala, están obligadas a designar un DPO. En otros casos, la designación de un DPO puede ser voluntaria, pero sigue siendo altamente recomendable para garantizar el cumplimiento adecuado de las leyes de protección de datos.